Préparez vos données pour une rentrée sereine avec l’ENT

Publié le 29 juin 2021 - Modifié le 30 juillet 2021

L’ENT Skolengo est une solution qui gère intégralement le changement d’année. Il propose la conservation et l’archivage automatique de nombreuses données. Certaines actions peuvent être également être opérées en amont directement par les utilisateurs pour bénéficier d’une rentrée plus sereine. Tout cela facilite grandement la préparation de la rentrée scolaire pour le personnel de l’établissement.

Les actions sur les données gérées automatiquement par l’ENT au changement d’année

Il propose notamment :

  • La conservation
    • de tous les contenus du classeur pédagogique
    • des données des services personnels (porte-documents, formulaires, agenda personnel et favoris)
    • des préférences de chaque utilisateur
    • de tous les contenus des rubriques non temporaires, notamment le contenu des dossiers partagés
  • L’archivage
    • du cahier de textes
    • de nombreux éléments du service des absences et des évaluations : relevés d’évaluations, relevés de compétences, bulletins périodiques, bilans de fin de cycle, feuilles d’appels, EPI, sanctions, punitions, statistiques d’absences
    • des rubriques de classes de l’année N et les rubriques temporaires pour une durée d’un an par défaut
données rentrée scolaire skolengo
données rentrée scolaire skolengo

Les actions complémentaires à mener dans l’ENT directement par les utilisateurs pour une rentrée efficace

  • La récupération des contenus des rubriques des classes avant leur archivage

A la fin de chaque année scolaire, les rubriques de classes sont archivées pour laisser la place à celles de l’année suivante. Elles sont déplacées dans la corbeille mais restent accessibles encore durant une année pour le gestionnaire de la rubrique et l’administrateur. Ces derniers peuvent ainsi restaurer la corbeille pour récupérer les contenus qu’ils souhaitent conserver (ou ré utiliser) pour la nouvelle année scolaire. Ces éléments récupérés peuvent être aussi ajoutés à des contenus existants.

  • La classification en amont des rubriques temporaires et non temporaires

En début d’année, l’administrateur définit des rubriques temporaires qui seront destinées à être archivées automatiquement. A l’occasion du changement d’année, il se peut que certaines rubriques temporaires aient vocation à être conservées pour l’année suivante. L’administrateur a donc la possibilité de les définir en tant que rubrique permanente. Il suffit de décocher la case "Rubrique temporaire" dans les paramètres des rubriques concernées. 

rubriques établissement avec skolengo
rubriques établissement avec skolengo
 
  • La sauvegarde des groupes libres créés manuellement

En début d’année, l’administrateur a la possibilité de créer des groupes manuellement (pérennes ou limités à l’année scolaire). S’il souhaite pérenniser un groupe pour l’année suivante, il lui suffit de changer son statut et de définir sa durée de vie comme « non limitée »

  • L’archivage des mails

À la fin de l’année scolaire, c’est aussi le moment pour les utilisateurs de sélectionner les messages qu'ils souhaitent conserver. Pour cela, il leur suffit de classer tous les messages qu'ils veulent conserver dans l'un de leurs dossiers personnels : tous les messages sans activité encore présents dans leurs boîtes de réception seront automatiquement supprimés.

archivage mails sur skolengo
archivage mails sur skolengo

  • L’archivage de Moodle

Si un enseignant change d’établissement, il lui faudra sauvegarder les cours Moodle qu’il souhaite réexploiter dans son futur établissement utilisant le même espace numérique de travail.

 

Ne passez pas à côté du guide de changement d'année pour paramétrer l'ENT

Un certain nombre d'opérations sont à effectuer afin de faire fonctionner au mieux l'ENT pour la rentrée 2021. SIECLE, STS-Web, EDT, UnDeuxTemps, Kosmos - Emploi du temps et le cahier de textes de l'ENT utilisent tous des bases de données interconnectées qui nécessitent d'être gérées de manière régulière et synchrone.