Simplifier les processus, optimiser le temps, renforcer le suivi : Vivalys inscrit l’élève au centre de sa transformation digitale.

Je suis responsable opérationnelle chez Vivalys. Je suis arrivée dans l'organisation il y a un an et demi avec le mandat de mettre en place un système de bulletins scolaires informatisés. 

Notre objectif principal était de désengorger la direction, qui passait plus d’une semaine de travail par période de bulletin (soit quatre fois par an) à éditer manuellement les documents sur Excel, à les imprimer et à les envoyer par courrier.

Le projet visait également à :

• Faciliter la vie des enseignants en leur permettant de saisir les notes et devoirs directement dans le système au fil de l'année.

• Permettre un suivi des élèves en temps réel pour la direction, la direction pédagogique et les professeurs.

Ecole Vivalys : plus qu’une pédagogie, un projet à 360° d’éveil global à la vie 

Nous avons choisi Skolengo pour gagner en agilité. Auparavant, nous utilisions un CRM pour la gestion administrative et les dossiers élèves, Google Classroom pour les projets pédagogiques des enseignants, ainsi qu’Excel pour la rédaction des bulletins scolaires.
Ce fonctionnement fragmenté ne permettait ni la souplesse nécessaire à la gestion académique, ni un suivi en temps réel de la progression des élèves.

Si la gestion des dossiers élèves reste assurée via un CRM, Skolengo nous apporte désormais l’agilité recherchée grâce au suivi centralisé des devoirs et des évaluations, ainsi qu’à la création d’espaces dédiés aux parents pour partager avec eux les activités de l’école.

Nous avons également pu intégrer la gestion des plages horaires du parascolaire dans Skolengo, ce qui permet de visualiser l'activité globale de l'école de manière dynamique.

Le plus pour les parents : auparavant, nous utilisions Google Classroom. Désormais, l'un des grands atouts de Skolengo est de disposer d'un Espace Parents très apprécié, où nous publions les bulletins scolaires et où les professeurs peuvent créer un blog de classe. Cela leur offre une documentation dynamique, même si nous tenons à conserver un contact verbal privilégié avec les familles.
 

Le choix Skolengo : sécurité et promesses tenues

Notre projet était exigeant, car en tant qu'école privée située en Suisse, nos bulletins scolaires nécessitent des spécificités et des adaptations précises par rapport aux bulletins existants dans Skolengo.
Nos critères de sélection étaient :

1. La plateforme elle-même : son ergonomie et son caractère user-friendly étaient primordiaux.
2. Le background de Kosmos : leur expertise dans le milieu du cloud a été une sécurité très sensible pour la gestion de nos données.
3. L'accompagnement humain et la réactivité du support.

 À l’issue d’une veille concurrentielle approfondie et de nombreux échanges, Skolengo a été retenu pour son interface particulièrement intuitive, ses explications claires et sa grande réactivité. La qualité de la présentation, qui témoignait d’une équipe passionnée par son travail et fière de son produit, a véritablement marqué la différence par rapport aux autres prestataires.

La véritable complexité résidait dans la recherche d’un fournisseur capable d’intégrer dans son logiciel un modèle de bulletin parfaitement adapté à nos besoins. Nous avons obtenu ce que nous souhaitions grâce au travail de fond des équipes Skolengo.

Un gain de temps concret

La suppression de la ressaisie manuelle et de l’impression des bulletins simplifie considérablement le travail administratif. De plus le risque d’erreur de retranscription est désormais nul.

Pour les enseignants, le temps est économisé tout au long de l’année, puisque les notes et devoirs sont saisis au fil de l’eau plutôt qu’en fin de semestre.

Enfin, la plus-value essentielle réside dans le suivi en temps réel de l’élève : en cas de sollicitation d’un parent, la direction pédagogique dispose immédiatement d’une vision complète de ses résultats et activités.

Une collaboration fluide et sécurisante

La mise en place de Skolengo chez Vivalys a été fluide.
Nous n'avons pas rencontré d'obstacles majeurs, seulement des petits ajustements de programmation qui sont normaux dans la mise en place d'un système non standard. Dans ces moments-là, la réactivité des équipes a été précieuse. Avoir "des gens en direct" - au téléphone ou par mail - et non un simple helpdesk anonyme a été très sécurisant, surtout au début du projet.

Le mot de la fin : Si je devais décrire les services de Skolengo à un collègue, je dirais :  Ce qui est promis est livré .

Cela fait la force de cette solution. De plus, la volonté de Kosmos de faire évoluer la plateforme est très concrète et très appréciable.

Témoignage de Mme Caron