Infobésité et saturation des boîtes mail : la vision surprenante des étudiants

Les personnels comme les étudiants sont en permanence inondés sous un flot continu d’informations provenant de multiples canaux et plateformes. Dans ce contexte, l’e-mail est trop souvent devenu le canal de communication privilégié par simple automatisme, ce qui mène à une saturation complète des messageries.
 

Le mail de masse : un canal rejeté par le public étudiant

Pour mieux comprendre la réalité des usages, l’éditeur Kosmos a mené une enquête qualitative approfondie sous forme d'interviews auprès d’étudiants issus de divers horizons (écoles publiques, privées et universités). Leurs retours d’expérience mettent à mal une idée reçue bien ancrée : les étudiants rejettent massivement l'e-mail pour la communication institutionnelle globale.

Pour la communauté étudiante, l’e-mail est associé de manière exclusive à la sphère personnelle et à la communication individuelle. Ils estiment que ce canal ne doit absolument pas être utilisé pour des communications de masse ou groupées (comme l'envoi d'une consigne générale à toute une promotion). Les étudiants interrogés sont d'ailleurs très directs : ils n'ouvrent et ne lisent plus les e-mails généraux.
 

Remplacer l'e-mail systématique par une stratégie multicanale ciblée

Pour désaturer les boîtes mail et garantir que les informations capitales soient réellement perçues, les services de communication doivent mettre en place une véritable politique éditoriale afin d'associer le bon type d’information au canal numérique le plus adapté:

• Les actualités et valorisations (messages chauds) : Les articles, actus de masse et newsletters internes doivent être saisis une seule fois sur une plateforme unique (ENT ou Intranet) pour être diffusés de façon pérenne, évitant ainsi l'envoi de mails intrusifs.
• Les alertes et infos temporaires (Messages) : Pour les informations non pérennes (comme l'annonce de travaux ou d'incidents), la fonctionnalité native "Messages" permet d'afficher des notifications directement sur la plateforme avec différents niveaux de criticité (neutre, info, ou alerte rouge critique). L'utilisateur voit l'info lors de sa connexion quotidienne, sans polluer sa boîte de réception.
• Les démarches administratives et jalons (Calendrier des tâches) : Qu'il s'agisse de la gestion des déplacements pour les personnels ou des étapes de recherche de stage et de dépôt de convention pour les étudiants, les utilisateurs ne veulent plus recevoir de relances par e-mail lorsqu'ils sont en retard. Ils plébiscitent une interface visuelle (vue timeline) qui fait office de To-Do List interactive, leur indiquant clairement ce qu'il reste à faire et pour quelle date.

Pour aller plus loin : Quels sont les chiffres clés de notre enquête et comment restructurer vos messages pour capter l'attention de vos communautés ? Retrouvez toutes les analyses détaillées en visionnant le replay du webinaire.