Comment développer la communication avec la communauté éducative grâce à la messagerie ?

Publié le 3 février 2021

L’ENT Skolengo propose une messagerie interne et externe. Cet espace sécurisé facilite les échanges avec les autres utilisateurs de l’ENT mais aussi avec l’extérieur si l’établissement l’autorise. C’est un outil indispensable pour assurer la communication avec la communauté éducative notamment en assurant la diffusion d’information et facilitant la coordination et la synchronisation des tâches au sein des équipes.


Une messagerie sécurisée et ergonomique 


Depuis son espace sécurisé, l’utilisateur peut envoyer un message à un ou plusieurs destinataires. Grace à l’outil d’autocomplétion, si l’utilisateur a déjà envoyé un mail au destinataire, il suffira de taper les première lettres du contact pour que l’adresse mail se remplisse automatiquement. D’ailleurs pour sécuriser l’envoi de mail à la bonne personne, l’ENT Mon Bureau Numérique indique à côté du destinataire son profil.

L’ENT Mon Bureau Numérique propose également un assistant destinataire pour faciliter la recherche d’un destinataire. Avec l’assistant destinataire, l’utilisateur peut retrouver facilement son contact à partir de listes qui renvoient vers les rubriques, vers les classes, vers les autres personnels d’établissement, vers l’annuaire mais aussi vers un carnet personnel. Une fois le contact trouvé, il s’insère automatiquement dans la barre des destinataires.
messagerie-Espace numérique de travail-Skolengo
messagerie-Espace numérique de travail-Skolengo
 

Par exemple, un enseignant souhaite envoyer un mail à l’un de ses élèves. Il ouvre la liste des classes proposée par l’assistant destinataire puis choisit la classe dont dépend l’élève. La liste des élèves de cette classe apparaît, il coche l’élève concerné et la barre du destinataire se remplit automatiquement.

Les listes de contact son différents d'un profil à un autre en fonction de son besoin. Elles sont paramétrées par l’administrateur de l’établissement.

Il est également possible d’envoyer un message à une adresse externe c’est-à-dire à une adresse qui n’est pas enregistrée dans l’ENT si l’établissement l’autorise.

Quand vous rédigez un message vous avez aussi la possibilité d’envoyer des pièces jointes.
Dès qu’un utilisateur reçoit un message, il est averti de la réception d’un nouveau message dès la page d’accueil via une pastille à côté de la rubrique messagerie. Une notification peut également être envoyée sur son adresse personnel.


Paramétrage personnalisé de la messagerie de l’ENT 

Chaque utilisateur a la possibilité de paramétrer sa messagerie. Il est possible de définir des règles pour avoir la possibilité d’annuler l’envoi d’un mail pendant une durée pré définie, de personnaliser sa signature, paramétrer son carnet d’adresse qui se remplit automatiquement à chaque envoi de mail à un nouveau destinataire ainsi que de prévoir des règles de de filtrage pour les messages entrants.