¿Cómo pueden compartirse documentos con los alumnos a través del EMS ?

Publicado el 7 de abril de 2021 - Modificado el 30 de septiembre de 2021

El EMS Skolengo ofrece a los profesores diferentes herramientas para enviar documentos a los alumnos. A continuación, resumimos las diferentes formas de difusión de documentos y explicamos sus particularidades.

Mensajería

La mensajería del EMS suele ser la primera herramienta de difusión que emplean los usuarios, dada su facilidad de utilización. Sin embargo, no es la más adecuada para el envío de documentos.

De hecho, la mensajería es la herramienta menos indicada para la gestión de archivos. Para encontrar un documento es necesario buscar entre todos los mensajes. No siempre se puede conocer el contenido de un documento solo a partir del título. Los documentos no se clasifican ni guardan en la mensajería. Además, durante el período de crisis que atravesamos, en el caso de que se desee realizar un envío a un número elevado de destinatarios, cada archivo adjunto se envía a cada usuario, lo que provoca sobrecargas en la plataforma y perjudica el rendimiento.

Conclusión: la mensajería está pensada más como una herramienta de comunicación que de difusión de documentos. Se debe utilizar, prioritariamente, para enviar mensajes sin archivos adjuntos o para remitir archivos adjuntos a un solo destinatario.

Carpeta pedagógica, agenda pedagógica y tarea

1 - Creación y organización de actividades

Entre las herramientas de creación de actividades pedagógicas que ofrece la carpeta pedagógica de los docentes, hay una que permite adjuntar un documento. Aparte de todas las demás posibilidades de creación y enriquecimiento de actividades, esta función permite crear, de manera muy sencilla, una actividad que requiera uno o varios documentos.
En ese caso, los archivos adjuntos pueden presentarse en el orden deseado. También se puede añadir fácilmente un pequeño párrafo descriptivo de cada documento adjunto. Por último, si el archivo adjunto está en formato PDF, el usuario podrá consultarlo directamente dentro de la actividad sin tener que descargarlo.
Asimismo, la actividad creada se conservará y clasificará en la carpeta del docente, y se podrá reutilizar o completar posteriormente.

 

2 - Difusión de actividades

Una vez creada la actividad, el docente puede difundirla a través de diversos medios. Puede enviar una copia de la actividad a una sesión de la agenda pedagógica de una clase o colgarla directamente en la carpeta de los alumnos.
Hay que señalar que la actividad se puede enviar a una o varias sesiones de una o varias clases. También se puede enviar a un grupo de alumnos de determinadas clases que tengan necesidades específicas.
Los alumnos encontrarán todas las actividades enviadas por el docente en sus respectivas carpetas, organizadas en expedientes por materias.

 

3 - Tarea

Puede ocurrir que, a partir del documento enviado, el profesor desee que sus alumnos realicen una tarea. En ese caso puede asignar una «tarea» basada en la actividad pedagógica creada anteriormente. Para ello deberá redactar un enunciado, calcular el tiempo de trabajo que tendrá que dedicar el alumno a hacerlo y escoger una modalidad de respuesta entre las cuatro disponibles (texto, archivo adjunto, grabación de audio o entrega manual).

El profesor dispondrá de un panel de control que le permitirá realizar un seguimiento del progreso del trabajo por parte de los alumnos, mandar recordatorios a los que vayan con retraso y enviar correcciones individuales o colectivas.

Conclusión: los servicios pedagógicos (carpeta pedagógica, agenda pedagógica y tarea) permiten a los docentes crear y organizar actividades pedagógicas de manera sencilla aprovechando documentos existentes. Estas actividades pueden enviarse a todos los alumnos, a un grupo o de forma individualizada. Las herramientas disponibles permiten gestionar la recepción de los trabajos solicitados a los alumnos.
Todas las actividades se conservan en las carpetas de los profesores y en las de los alumnos. Por tanto,  cuando se desee enviar documentos en el marco de un proceso pedagógico estructurado, se debe dar prioridad a los servicios pedagógicos.

Secciones de clases

Las secciones de clases se generan automáticamente al comienzo del año. Estas secciones están abiertas a todos los docentes, alumnos y tutores de la clase, con derechos diferentes. Los docentes de la clase son los administradores de la sección. Por lo tanto, no necesitan de un administrador para gestionar las subsecciones y los derechos. Dentro de estas secciones se pueden activar diversos servicios colaborativos para permitir la difusión de documentos.


Conclusión: las secciones de clases son espacios compartidos por todos los docentes, alumnos y tutores de la clase. Se deben utilizar con carácter prioritario cuando se desee difundir información a toda la «comunidad de la clase».

Para saber cómo crear un espacio de clase, consulte el tutorial disponible en el artículo: Descubra las sesiones de clase para desarrollar trabajos colaborativos a distancia en el EMS..


1 - El blog

El blog permite adjuntar archivos a los artículos publicados. También existe la posibilidad de describir en el artículo el contenido de los archivos adjuntos, dar instrucciones de utilización o crear un plan de trabajo para los alumnos.
La herramienta permite activar fácilmente funciones avanzadas en los artículos del blog, como, activar los comentarios en un artículo. Esto permite iniciar, de forma muy fácil, las conversaciones entre alumnos sobre los documentos adjuntos y aplicar métodos como el de clase invertida. También es posible programar tanto la publicación de un artículo con una fecha de publicación en línea como su retirada.
Los artículos del blog se clasifican en secciones por orden de publicación.


Conclusión: el blog permite difundir información y documentos, así como contextualizarlos. Ofrece la posibilidad de publicar documentos pedagógicos (una opción que debe equilibrarse con los servicios pedagógicos), aunque debe utilizarse de forma prioritaria para gestionar la comunicación dentro de la clase. Cabe destacar que los alumnos pueden contribuir al blog de clase (directamente o previa moderación de sus aportaciones, según la configuración que establezcan los docentes). Se trata, por tanto, de una herramienta altamente colaborativa.
 

  

2 - Expedientes compartidos

Los expedientes compartidos son espacios de almacenamiento de documentos que pueden encontrarse dentro de las diferentes secciones. Se pueden activar en las secciones de clases. El almacenamiento se realiza «en bruto», es decir, dentro de un mismo expediente no es posible describir ni organizar los documentos adjuntos.
Sin embargo, la herramienta sí permite administrar con un alto grado de detalle los derechos de los expedientes compartidos para que no todos los usuarios posean los mismos derechos de acceso a los diferentes expedientes, por ejemplo, para los trabajos en grupo.

Conclusión: los expedientes compartidos permiten poner documentos a disposición de las personas interesadas con total facilidad. No obstante, los documentos no están organizados ni incluyen comentarios. Por lo tanto, se deben administrar y someterse a un estrecho seguimiento para que no se conviertan en «cajones de sastre». Hay que tener en cuenta que, cuando un alumno deposita documentos en los expedientes compartidos, todos los demás alumnos pueden verlos. Por tanto, estos espacios no se pueden utilizar para el envío de trabajos en línea. Para esta última función debe utilizarse de preferentemente el módulo «Tarea» de los servicios pedagógicos.

Todas estas funciones le permitirán enviar documentos a sus alumnos de manera sencilla y eficaz. Si las utiliza para enviar los documentos, evitará sobrecargar la mensajería. y contribuirá a preservar el rendimiento del EMS durante este período de crisis sanitaria.

Para finalizar 

El EMS ofrece múltiples posibilidades de comunicación y envío de documentos. Piense en los usuarios, alumnos y tutores, que podrían perderse entre tantas opciones. Una comunicación clara del centro escolar con las familias para indicarles los métodos de comunicación preferentes es, sin duda, un requisito indispensable para la continuidad pedagógica.
Recuerde que el EMS también permite la coordinación y la comunicación entre los equipos educativos del centro escolar (secciones colaborativas, puesta en común de actividades pedagógicas).